ผลต่างงบประมาณ (Budget Variance) อ่านอย่างไรให้รู้ว่าดีหรือเสีย
ปิดบัญชีเดือนสิงหาคม รายได้ต่ำกว่างบ 0.516 ล้านบาท ค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงกว่างบ 12.92 พันบาท ทั้งสองเรื่องเป็นข่าวไม่ดี แต่ในคอลัมน์ผลต่าง ตัวหนึ่งติดลบ อีกตัวเป็นบวก
สูตรผลต่างและเครื่องหมาย
ไฟล์ส่วนใหญ่ใช้สูตรนี้กับทุกบรรทัด คอลัมน์ผลต่างจึงคำนวณง่ายและตรวจย้อนได้ง่าย
เรื่องที่พลาดกันบ่อยอยู่ที่การอ่าน รายได้หรือกำไรที่สูงกว่างบเป็นผลดี (Favourable) ส่วนค่าใช้จ่ายที่สูงกว่างบเป็นผลเสีย (Unfavourable) ทั้งที่สูตรให้ตัวเลขบวกเหมือนกัน
ในตัวอย่าง ค่าการตลาดสูงกว่างบ 11.53 พันบาท ตัวเลขในตารางเป็นบวก และแปลว่าใช้เงินเกินแผน
บางบริษัทกลับเครื่องหมายของบรรทัดค่าใช้จ่าย ให้บวกแปลว่าดีทุกบรรทัด วิธีนี้อ่านง่ายในที่ประชุม แต่ต้องเขียนกำกับไว้ที่หัวคอลัมน์ เพราะคนที่เปิดไฟล์ทีหลังจะไม่รู้ว่าไฟล์ใช้แบบไหน
จำนวนเงินกับเปอร์เซ็นต์ ต้องดูคู่กัน
ผลต่างเป็นเปอร์เซ็นต์บอกว่าบรรทัดนั้นห่างจากแผนแค่ไหนเมื่อเทียบกับขนาดของตัวเอง ผลต่างเป็นจำนวนเงินบอกว่ากระทบกำไรเท่าไร
บรรทัดที่งบเล็กอาจเกินงบเป็นเปอร์เซ็นต์สูง แต่เป็นเงินไม่มาก ส่วนบรรทัดใหญ่อย่างต้นทุนขาย คลาดจากงบเพียงเล็กน้อยก็เป็นเงินก้อนใหญ่ได้
ลำดับที่ใช้ได้จริงคือเรียงผลต่างตามจำนวนเงินจากมากไปน้อย แล้วอธิบายสามบรรทัดแรกก่อน
ถ้างบของบรรทัดนั้นเป็นศูนย์ เปอร์เซ็นต์จะคำนวณไม่ได้ ไฟล์ในชุดนี้แสดงเป็น n.a. แทนการใส่ศูนย์
อัตรากำไรเปลี่ยน ให้รายงานเป็นจุดเปอร์เซ็นต์
อัตรากำไรขั้นต้นตามงบคือ 35.81% ผลจริงได้ 34.22% ส่วนต่างคือ -1.59 จุดเปอร์เซ็นต์ (pp)
ถ้าเขียนส่วนต่างนี้ด้วยเครื่องหมาย % คนอ่านอาจเข้าใจว่าเป็นการเปลี่ยนเทียบกับอัตราเดิม ซึ่งเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง
อัตรากำไรของหลายเดือนรวมกันต้องคำนวณจากกำไรรวม ÷ รายได้รวม ไม่ใช่เอาอัตราของแต่ละเดือนมาเฉลี่ย เดือนที่ขายได้มากควรมีน้ำหนักมากกว่าเดือนที่ขายได้น้อย
ผลต่างครั้งเดียว กับผลต่างที่จะเกิดซ้ำ
ผลต่างเดือนเดียวยังไม่บอกว่าต้องทำอะไร ค่าการตลาดที่เกินงบอาจเป็นแคมเปญที่เลื่อนมาจากเดือนก่อน ซึ่งเดือนหน้าจะกลับมาตามแผน หรืออาจเป็นค่าใช้จ่ายระดับใหม่ที่จะอยู่ไปจนสิ้นปี
ให้อ่านผลต่างสะสมตั้งแต่ต้นปีคู่กับผลต่างของเดือน ในตัวอย่าง รายได้ต่ำกว่างบทุกเดือนตั้งแต่มกราคม ยอดสะสมถึงเดือนสิงหาคมอยู่ที่ 81.1 ล้านบาท เทียบกับงบ 85.2 ล้านบาท แบบนี้คือระดับยอดขายที่ต่ำกว่าแผน ไม่ใช่เดือนที่ผิดปกติ
ผลต่างที่จะเกิดซ้ำต้องนำไปปรับประมาณการทั้งปี ส่วนผลต่างครั้งเดียว ให้บันทึกเหตุผลไว้ แล้วตรวจว่าเดือนถัดไปกลับมาตามแผนจริง
ผลต่างบอกตำแหน่ง ไม่ได้บอกสาเหตุ
รายงานผลต่างตอบได้ว่าห่างจากแผนตรงไหนและเท่าไร แต่ไม่ได้ตอบว่าทำไม รายได้ที่ต่ำกว่างบอาจมาจากปริมาณ ราคา หรือสัดส่วนสินค้า ต้องแยกด้วยการวิเคราะห์ราคาและปริมาณก่อนสรุป
ในตัวอย่าง กำไรสุทธิต่ำกว่างบ 0.297 ล้านบาท รายได้ขาด 0.516 ล้านบาท กำไรขั้นต้นขาด 0.359 ล้านบาท ขณะที่ค่าใช้จ่ายดำเนินงานเกินงบเพียง 12.92 พันบาท ประเด็นจึงอยู่เหนือบรรทัดกำไรขั้นต้น ไม่ได้อยู่ที่ค่าใช้จ่าย
ขั้นต่อไปคือกำหนดผู้รับผิดชอบและวันติดตามของแต่ละประเด็น ลำดับการไล่ทีละบรรทัดแบบเต็มอยู่ในคู่มือกำไรขาดทุนเทียบงบประมาณ
คำถามที่พบบ่อย
ผลต่างเป็นเปอร์เซ็นต์ คิดเทียบกับอะไร
เทียบกับงบประมาณ คือ (ผลจริง − งบประมาณ) ÷ งบประมาณ ในตัวอย่าง รายได้ต่ำกว่างบ 0.516 ล้านบาท คิดเป็น 4.51% ของงบ ถ้างบเป็นศูนย์ เปอร์เซ็นต์จะคำนวณไม่ได้
ผลต่างต้องมากแค่ไหนจึงควรอธิบาย
ไม่มีตัวเลขเดียวที่ใช้ได้กับทุกบริษัท หลายบริษัทกำหนดเกณฑ์ทั้งจำนวนเงินและเปอร์เซ็นต์ แล้วอธิบายเฉพาะบรรทัดที่เกินทั้งสองเกณฑ์ เกณฑ์ที่ชัดทำให้การประชุมใช้เวลากับเรื่องที่กระทบกำไรจริง
อ่านต่อ
ตัวเลขในบทความเป็นข้อมูลสมมติจากไฟล์ตัวอย่าง ใช้แสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่ผลประกอบการของบริษัทจริง
