ยอดสะสม (YTD) กับประมาณการทั้งปี ต่างกันอย่างไร และตอบคำถามคนละข้อ
ผู้บริหารมักถามสองคำถามต่อกัน ปีนี้ทำได้เท่าไรแล้ว และสิ้นปีจะจบที่เท่าไร คำถามแรกตอบด้วยยอดสะสม คำถามที่สองต้องใช้ประมาณการ
ยอดสะสม (YTD) คือผลที่เกิดขึ้นแล้ว
YTD (Year to Date) คือผลรวมของรายการเคลื่อนไหว เช่น รายได้ ต้นทุน และกำไร ตั้งแต่เดือนแรกของปีบัญชีถึงเดือนที่เลือก
ในตัวอย่าง รายได้สะสมถึงเดือนสิงหาคมเท่ากับ 81.1 ล้านบาท เทียบกับงบสะสมของช่วงเดียวกัน 85.2 ล้านบาท
ในไฟล์ที่มีช่องเลือกเดือนรายงาน สูตรยอดสะสมควรอ้างเดือนที่เลือก เมื่อเปลี่ยนเดือน ยอดสะสมจะคำนวณใหม่ทันทีโดยไม่ต้องแก้สูตร
ยอดสะสมใช้ได้กับรายการเคลื่อนไหวเท่านั้น เงินสด ลูกหนี้ และสต็อกเป็นยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือน การบวกยอดคงเหลือหลายเดือนเข้าด้วยกันได้ตัวเลขที่ไม่มีความหมาย
ประมาณการทั้งปี คือผลจริงบวกส่วนที่ยังไม่เกิด
ไฟล์ชุดนี้เรียกส่วนหลังว่า Latest Estimate
ตัวอย่างปิดบัญชีถึงเดือนสิงหาคม จึงใช้ผลจริงของมกราคมถึงสิงหาคม บวกประมาณการของกันยายนถึงธันวาคม ได้รายได้ทั้งปี 129.6 ล้านบาท เทียบกับงบทั้งปี 136.1 ล้านบาท
กำไรสุทธิทั้งปีคาดว่าจะอยู่ที่ 19.5 ล้านบาท เทียบกับงบ 23.3 ล้านบาท ตัวเลขคู่นี้ตอบคำถามว่าเป้าของปียังเป็นไปได้หรือไม่
ประมาณการกับงบประมาณ ทำหน้าที่ต่างกัน
งบประมาณทำครั้งเดียวก่อนเริ่มปี และมักเป็นเป้าที่ใช้วัดผลงานของทีม ประมาณการล่าสุดปรับได้ทุกเดือนตามข้อมูลใหม่
ถ้าแก้งบประมาณให้เท่ากับประมาณการทุกเดือน ผลต่างจะหายไป และไม่เหลือฐานให้เห็นว่าธุรกิจห่างจากแผนเดิมแค่ไหน หลายบริษัทจึงเก็บไว้ทั้งสองชุด และรายงานสามคอลัมน์ คือผลจริง ประมาณการ และงบประมาณ
เรื่องที่ที่ประชุมต้องตัดสินคือ จะยังถือเป้าตามงบ หรือจะใช้ประมาณการใหม่เป็นตัวเลขที่ทุกฝ่ายวางแผนตาม
สามจุดที่มักอ่านผิด
อัตรากำไรสะสมคำนวณจากกำไรสะสม ÷ รายได้สะสม ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของอัตรากำไรรายเดือน
ประมาณการทั้งปีไม่ใช่ผลที่เกิดขึ้นแล้ว เวลานำเสนอให้แยกให้เห็นว่าส่วนไหนเป็นผลจริง และส่วนไหนเป็นสมมติฐาน
ตรวจหัวคอลัมน์ทุกครั้งว่าครอบคลุมช่วงไหน ในรายงานประมาณการตัวอย่าง รายได้และกำไรในตารางสรุปเป็นตัวเลขทั้งปี แต่กระแสเงินสดจากการดำเนินงาน 5.993 ล้านบาท และรายจ่ายลงทุน 3.3 ล้านบาท ครอบคลุมเฉพาะกันยายนถึงธันวาคม
เมื่อมองแค่ถึงสิ้นปีไม่พอ
ประมาณการทั้งปีมองได้ไกลแค่ธันวาคม ยิ่งใกล้สิ้นปี ช่วงที่มองเห็นยิ่งสั้นลง ถ้าต้องการเห็น 12 เดือนข้างหน้าเสมอ ให้ใช้ประมาณการต่อเนื่อง
ตัวเลขในบทความนี้มาจากคู่มือกำไรขาดทุนเทียบงบประมาณ และคู่มือประมาณการและแนวโน้ม
คำถามที่พบบ่อย
YTD กับ FY ต่างกันอย่างไร
YTD คือยอดสะสมตั้งแต่ต้นปีถึงเดือนที่เลือก FY คือทั้งปีบัญชี ในตัวอย่างคือมกราคมถึงธันวาคม ตัวเลข FY ที่ทำระหว่างปีจึงมีส่วนที่เป็นประมาณการอยู่เสมอ
ควรแก้งบประมาณให้เท่ากับประมาณการล่าสุดไหม
โดยทั่วไปไม่ควร งบประมาณเป็นฐานวัดผลที่ตกลงกันไว้ การแก้งบตามประมาณการทำให้ผลต่างหายไป ให้เก็บทั้งสองชุดและรายงานคู่กัน ส่วนการเปลี่ยนเป้าอย่างเป็นทางการเป็นการตัดสินใจของผู้บริหาร
อ่านต่อ
ตัวเลขในบทความเป็นข้อมูลสมมติจากไฟล์ตัวอย่าง ใช้แสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่ผลประกอบการของบริษัทจริง
