รายงานผลประกอบการรายเดือนสำหรับผู้บริหาร ควรมีอะไร และเรียงอย่างไร
รายงานประจำเดือนที่ส่งให้ผู้บริหารมักถูกอ่านแค่หน้าแรก ถ้าหน้าแรกไม่บอกว่าเดือนนี้เป็นอย่างไรเทียบกับแผน และต้องตัดสินใจเรื่องอะไร รายละเอียดที่เหลือก็แทบไม่ได้ถูกใช้
หน้าแรก: ผลเทียบแผน และเรื่องที่ต้องตัดสินใจ
หน้าแรกควรตอบได้ภายในหนึ่งนาทีว่ารายได้ กำไร และเงินสดของเดือนนี้เป็นอย่างไรเทียบกับงบ ในตัวอย่าง รายได้เดือนสิงหาคม 10.921 ล้านบาท ต่ำกว่างบ 4.51% กำไรสุทธิ 1.648 ล้านบาท เทียบกับงบ 1.945 ล้านบาท และเงินสดปลายเดือน 30.634 ล้านบาท
ใต้ตัวเลขให้เขียนประเด็นหนึ่งถึงสามเรื่องที่ต้องคุย พร้อมบอกว่าต้องการอะไรจากที่ประชุม เช่น การอนุมัติ การเลือกระหว่างสองทาง หรือการรับทราบความเสี่ยง
Executive Review ในชุดนี้ออกแบบมาเป็นหน้าแรกแบบนี้
ตัวเลขต้องมีตัวเปรียบเทียบเสมอ
ตัวเลขที่ไม่มีอะไรให้เทียบ ผู้อ่านต้องคิดเองว่าดีหรือไม่ดี ให้วางผลจริงคู่กับงบประมาณ และถ้ามี ให้ใส่ประมาณการทั้งปีหรือเดือนเดียวกันของปีก่อนด้วย
แสดงผลต่างทั้งจำนวนเงินและเปอร์เซ็นต์ และทำให้เห็นชัดว่าแต่ละบรรทัดเป็นผลดีหรือผลเสีย วิธีอ่านเครื่องหมายอธิบายไว้ในบทความเรื่องผลต่างงบประมาณ
แยกยอดของเดือน ยอดสะสม และประมาณการทั้งปีไว้คนละคอลัมน์ อย่าให้ผู้อ่านต้องเดาว่าตัวเลขครอบคลุมช่วงไหน
อธิบายสาเหตุ ไม่ใช่อ่านตารางซ้ำ
ประโยคที่บอกแค่ว่ารายได้ต่ำกว่างบกี่เปอร์เซ็นต์ คือการอ่านตารางซ้ำ คำอธิบายที่ใช้ได้ต้องบอกว่าเกิดจากอะไร และหลักฐานมาจากไหน
ในตัวอย่าง ราคาขายเท่ากับงบทุกสินค้า รายได้ที่ขาดไปจึงมาจากปริมาณ คำอธิบายที่ดีจะบอกต่อว่าสินค้าไหนขายได้น้อยกว่าแผน และฝ่ายขายยืนยันสาเหตุแล้วหรือยัง
ถ้ายังไม่รู้สาเหตุ ให้เขียนว่ายังไม่รู้ และระบุว่าใครจะหาคำตอบภายในเมื่อไร ดีกว่าใส่คำอธิบายที่ยังไม่ได้ตรวจ
ปิดแต่ละประเด็นด้วยงานที่ต้องทำ
แต่ละประเด็นควรจบด้วยสามอย่าง คือสิ่งที่จะทำ ผู้รับผิดชอบ และวันที่ติดตาม เดือนถัดไปให้เปิดรายงานด้วยการทบทวนรายการเหล่านี้ก่อน
ประเด็นที่ปิดไม่ได้ติดต่อกันหลายเดือน มักแปลว่าผู้รับผิดชอบไม่มีอำนาจแก้ หรือปัญหาใหญ่กว่าที่ประเมินไว้ ควรยกขึ้นมาคุยใหม่
รายละเอียดไว้ท้ายรายงาน
ตารางรายบรรทัด รายแผนก และรายสินค้า ไว้ท้ายรายงานหรือแยกเป็นรายงานย่อย คนที่ต้องตรวจย้อนจะหาเจอ ส่วนคนที่อ่านหน้าแรกไม่ต้องผ่านมันก่อน
ในชุดนี้ รายละเอียดแยกเป็นรายงาน 02 ถึง 07 แต่ละฉบับตอบคำถามเดียว เช่น กำไรต่างจากแผนตรงไหน หรือเงินจมอยู่ที่ใด
ก่อนส่งรายงาน เปิดชีตตรวจสอบของไฟล์ทุกครั้ง ถ้ามีบรรทัดไหนไม่ผ่าน อย่าเพิ่งส่ง
คำถามที่พบบ่อย
รายงานผู้บริหารรายเดือนควรยาวแค่ไหน
ไม่มีจำนวนหน้าตายตัว หลักที่ใช้ได้คือหน้าแรกอ่านจบแล้วต้องรู้ผล และรู้ว่าต้องตัดสินใจอะไร ส่วนที่เหลือเป็นรายละเอียดสำหรับคนที่ต้องตรวจย้อน ถ้าต้องพลิกไปหน้าอื่นจึงจะเข้าใจหน้าแรก แปลว่าหน้าแรกยังไม่ทำหน้าที่
ควรเทียบกับงบประมาณหรือกับปีก่อน
เทียบกับงบประมาณเพื่อดูว่าเป็นไปตามแผนไหม เทียบกับปีก่อนเพื่อดูว่าธุรกิจโตขึ้นจริงหรือเปล่า สองตัวเทียบตอบคนละคำถาม ถ้ามีที่ให้ตัวเดียว ส่วนใหญ่เลือกงบประมาณ เพราะเป็นตัวเลขที่ตกลงกันไว้
อ่านต่อ
ตัวเลขในบทความเป็นข้อมูลสมมติจากไฟล์ตัวอย่าง ใช้แสดงวิธีคำนวณ ไม่ใช่ผลประกอบการของบริษัทจริง
